Примерен сценарий. Хотелът, броят стаи, промените и разходите по-долу са измислени, за да се види редът на сметката. Не са реален клиент и не показват резултат.

Представете си хотел с двайсет стаи, в които стои информационна папка. В нея има часовете на закуската, Wi-Fi, правилата за паркинг и домашни любимци, телефона на рецепцията, работното време на басейна и няколко препоръки наблизо. В началото на сезона всичко е вярно. През юни закуската се мести с половин час, паркингът става платен за външни коли, а басейнът затваря в понеделник. Папката не знае нищо за това.

Какво струва една промяна в папката

Първото, което се вижда, е печатът. Но той е най-малката част. Когато трябва да се промени един ред, някой трябва да поправи файла, да отпечата нови листове, да ги ламинира, ако папките са ламинирани, да обиколи всички стаи, да извади стария лист и да постави новия. Ако стаите са заети, обиколката може да чака до следващото почистване. До тогава част от гостите четат стария час.

Затова разходът има няколко части:

  • хартия, мастило и ламиниране;
  • време за промяна на файла;
  • време на камериерките или на рецепцията за подмяна във всяка стая;
  • остарели листове, които остават в стаите, и въпросите, които те пораждат на рецепцията;
  • нови разпечатки за стаите, в които папката е повредена или липсва.

Нито една от тези части не се вижда във фактурата от печатницата. Затова папката изглежда евтина.

Какво се променя при дигиталния наръчник

Наръчникът държи същата информация на едно място. Гостът го отваря в браузъра на телефона си, обикновено от QR код в стаята, и не инсталира приложение. Когато закуската се мести, го променяте веднъж и гостът вижда новата версия, щом я публикувате. Не се обикалят стаи и не се сменят листове.

Това не е безплатно: наръчникът има абонамент. Цената му е на страницата с цените и не я повтаряме тук, защото зависи от плана. Важното е, че промяната не изисква нов печат и обиколка на стаите.

Удобство за госта

Телефонът е с госта винаги, папката е на едно място в стаята. Информацията е на неговия телефон и в лобито, и на терасата.

Има и обратна страна. Не всеки гост иска да сканира код. Някои предпочитат хартия, някои нямат интернет в стаята, а батерията на телефона свършва в най-неудобния момент. Затова подредбата не е непременно „или-или“.

Подредба, която работи

Оставете в стаята една малка хартиена карта, която почти не се променя: Wi-Fi, телефон на рецепцията, час на напускане и QR код към наръчника. Всичко, което се мени — закуска, правила, работно време, препоръки — живее в наръчника. Така хартията не се подменя при всяка промяна, а гостът без телефон пак има най-важното.

Как да сметнете собствената си папка

Не търсете чужди цифри, а съберете своите за един сезон. Една таблица от пет реда стига:

  • колко стаи имат папка;
  • колко пъти през годината променяте нещо в нея;
  • колко струва печатът и ламинирането на комплект за една стая;
  • колко минути отнема подмяната в една стая и колко струва един час труд при Вас;
  • колко въпроса на рецепцията идват от остаряла информация.

Умножете, съберете и сравнете с цената на наръчника за същата година. Ако промените са две годишно, разликата може да е малка. Ако се мени всеки месец, картината е различна. Резултатът е Ваш и зависи от Вашия обект.

Какво не прави наръчникът

Не заменя рецепцията и не отговаря на въпроси вместо човек. Не работи без интернет на телефона. Не поправя информация, която никой не поддържа: ако закуската се мести, а наръчникът не е променен, гостът пак вижда стария час. Разликата е, че промяната отнема минута, а не обиколка на стаите.

Къде се връзва с останалото

Наръчникът е мястото, където гостът намира информацията за престоя. Ако на сайта на хотела има ISKA Assistant, той отговаря на въпроси от одобрената информация на обекта, но не замества наръчника в стаята: двете допълват. Решението за хартията и за наръчника може да е първата стъпка към по-малко печат в целия обект.

Първа стъпка за седмицата

Вземете папката от една стая и подчертайте всичко, което се е променяло през последната година. Ако подчертаното е повече от половината, имате отговор. Започнете с наръчника за тези теми, а на хартията оставете само картата.