Когато собственик си представи асистент, обикновено мисли за технологията. Всъщност най-голямата част от работата е друга: да се напише на едно място какво е вярно за вашия обект. Това може да се направи за един следобед, без специални умения. По-долу е примерен ход, който можете да следвате с тетрадка или обща таблица.

Примерен сценарий

Представете си къща за гости с няколко стаи, закуска и малък двор. Стопанинът, когото ще наречем просто собственика, решава да подготви информацията за асистент. Отделя един следобед и подрежда работата в четири стъпки. Всичко описано е илюстрация, не отчет на реален обект.

Стъпка 1: Съберете въпросите, които гостите наистина задават

Не започвайте с празна страница. Отворете последните седмици съобщения, имейли и бележки от обаждания и изпишете всеки въпрос, който се повтаря. Обикновено групите са познати:

  • пристигане и тръгване: час, късно пристигане, оставяне на багаж;
  • стая: какво има в нея, легла, климатик, тераса;
  • храна: какво включва закуската, има ли вегетарианско, кога се сервира;
  • паркинг, домашни любимци, деца, достъп;
  • как се стига и какво има наблизо;
  • как се прави запитване за стая и кой го потвърждава.

Ако имате вече подредени въпроси, използвайте ги. Ако не, статията за намаляване на повтарящите се въпроси на рецепцията ще ви помогне да ги изведете.

Стъпка 2: Напишете отговорите като самостоятелни изречения

Всеки отговор да се разбира и без останалите. Вместо „Както казахме, зависи от сезона“ напишете пълното условие. Добрият отговор съдържа какво, кога и при какво условие. Пример: „Настаняване е след 14:00. Ако пристигате по-рано, можем да пазим багажа ви; обадете се предварително.“ Стойностите по-горе са примерни, вие записвате своите.

Избягвайте думи като „обикновено“, „понякога“, „по възможност“, освен ако не посочите кога точно. Гостът, а и асистентът, не могат да познаят какво имате предвид.

Стъпка 3: Потърсете противоречията

Това е най-полезната част от следобеда. Сложете една до друга четирите места, откъдето гостът научава за вас: вашия сайт, обявите в платформите, табелката или папката в стаята и това, което екипът казва по телефона. Сравнете ги за:

  • часове на настаняване и напускане;
  • какво включва закуската и кога е;
  • правила за деца, домашни любимци, паркинг;
  • допълнителни такси и как се заплащат;
  • условия при отказ.

Почти винаги ще намерите поне едно разминаване: стар час в обява, остаряла цена на услуга, правило, което вече не важи. Решете коя версия е вярна и поправете останалите места. Така печелите два пъти: асистентът има един верен отговор, а гостът не чува различни неща от различни източници.

Стъпка 4: Запишете какво не знаете

Не всичко има отговор. Може да не знаете дали ще има места на паркинга през уикенд, колко е точно такса за допълнително легло или ще приемете ли дете със специална диета. Не го допълвайте с догадка. Запишете го така: „Не знаем: решава собственикът; насочваме по телефона.“

ISKA Assistant отговаря от одобрената информация на обекта. Когато няма данни, той не измисля, а насочва госта към телефона на обекта. Затова честното „не знаем“ работи в ваша полза: гостът чува „обадете се“, а не грешна цифра. Повече за това, което асистентът прави при липса на отговор, има в отделния кратък материал.

Проверка в края на следобеда

Преди да приключите, направете три малки проверки:

  • Прочетете отговорите на глас, все едно сте гост, който не познава обекта.
  • Попитайте близък човек да зададе пет въпроса, които би задал при резервация, и вижте дали намира отговорите.
  • Отбележете датата и кой е отговорен за всяка част. Цени, часове и правила се менят; информацията, която не се поддържа, остарява тихо.

Къде е мястото на ISKA Assistant

ISKA Assistant е за обекти, които искат гостите да получават отговор по всяко време, без екипът да е на разположение. Той отговаря на български и английски от информацията, която сте одобрили. Заявка за стая се записва като нова, а потвърждава Ваш служител. Не приема заявки за маса и плащане и не заменя рецепцията. Разговорите можете да преглеждате във Входяща кутия и да виждате къде гостите питат нещо, за което още нямате отговор. Ако искате да видите как би изглеждало за вашия обект, можете да заявите демо.

Подготовката от този следобед не е свързана с продукт: същите отговори ви трябват за сайта, за рецепцията и за новия служител.

Допускания

Този сценарий е илюстрация, не прогноза. Допускаме малък обект със закуска, един човек, който подготвя информацията, и достъп до последните съобщения на гостите. Часовете в примерите са условни. Няма обещание за резултат от използването на асистент.